🟧 Catégorie 1 : la réglementation cadre (presque) tout

Ici, peu de place au doute : la formation est obligatoire et son cadre est largement fixé par la réglementation. On retrouve par exemple la radioprotection, certaines formations amiante, l’AIPR ou encore le Certiphyto.

🟧 Catégorie 2 : une formation avant l’autorisation de l’employeur

Cette fois, la formation intervient avant qu’un employeur puisse délivrer une autorisation ou une habilitation. C’est notamment le cas pour la conduite de certains engins, les formations associées aux CACES, l’habilitation électrique ou certaines activités pyrotechniques. Petite nuance importante : ce qui est déclaré dans le Passeport, c’est bien la formation, pas l’habilitation ou l’autorisation délivrée ensuite par l’employeur.

🟩 Catégorie 3 : l’objectif est réglementaire, le contenu reste plus libre

Ici, la réglementation fixe surtout ce que la formation doit permettre de prévenir. Le contenu pédagogique, l’évaluation ou encore l’organisation peuvent être adaptés à l’activité et aux risques rencontrés. On retrouve notamment la manutention de charges, le risque chimique, le risque biologique, le bruit, les vibrations ou certains équipements de travail. C’est aussi dans cette logique que peuvent entrer certaines formations TMS, en fonction de leur objectif et de leur contenu.

🟩 Catégorie 4 : la prévention liée aux risques de l’entreprise

Dernière famille : les formations qui ne sont pas précisément encadrées par un texte réglementaire, mais qui répondent à l’obligation générale de prévention de l’employeur. Typiquement : prévention des TMS, risques psychosociaux, risque routier…

🔍​ On regarde donc le fond de la formation, pas seulement son titre.

👥 Qui fait quoi ?

C’est probablement la question la plus simple… une fois qu’on distingue bien les rôles.

🟧 Côté organisme de formation

L’organisme de formation déclare les formations éligibles qu’il dispense. Depuis le 1er juillet 2026, les quatre catégories sont concernées.

Avant cette date, le déploiement ne portait que sur les catégories 1 et 2.

Il faut donc identifier correctement la formation, sa catégorie et déclarer soit une attestation de formation, soit un justificatif de réussite selon la situation.

🟩 Côté employeur

L’employeur, lui, déclare les formations éligibles qu’il organise et dispense en interne. Il peut également vérifier ce qui a été déclaré par un organisme de formation pour ses salariés et demander une correction si quelque chose ne correspond pas.

En 2026, son obligation porte encore sur les catégories 1 et 2 ; les 3 et 4 arriveront à compter du 1er janvier 2027.

👤Et le salarié ?

Son espace doit ouvrir le 16 novembre 2026. Il pourra notamment consulter son Passeport et compléter son historique, afin de retrouver plus facilement les formations suivies au cours de son parcours professionnel.

🗓️ Quand faut-il déclarer ?

C’est ici que les choses se corsent un peu 😅 Parce qu’en réalité, il n’existe pas un calendrier unique, mais bien un calendrier organisme de formation et un calendrier employeur.

🟧 Pour les organismes de formation

L’obligation a démarré le 1er septembre 2025. Jusqu’au 30 juin 2026, seules les catégories 1 et 2 étaient concernées.

Depuis le 1er juillet 2026, on passe aux 4 catégories. Une formation terminée entre septembre et décembre 2025 doit par exemple être déclarée avant le 30 septembre 2026. Pour les formations réalisées en 2026, la période transitoire laisse 6 mois après la fin du trimestre concerné. À partir de 2027, le fonctionnement cible sera plus court : à déclarer au plus tard 3 mois après la fin du trimestre.

🟩 Pour les employeurs

Leur espace déclaratif est ouvert depuis le 16 mars 2026. En 2026, ils déclarent les formations internes éligibles des catégories 1 et 2 avec, pendant la période transitoire, un délai pouvant aller jusqu’à 9 mois après la fin du trimestre concerné.

À partir du 1er janvier 2027, les 4 catégories seront concernées et le délai cible pour la déclaration sera de 6 mois après la fin du trimestre.

📋 Et concrètement, comment on déclare ?

Tout passe par le portail officiel du Passeport Prévention. Le principe reste assez simple : on se connecte avec le bon profil, on sélectionne la formation concernée, puis on renseigne l’attestation ou le justificatif de réussite.

Que ce soit pour les organismes ou côté employeur : pour les petites sessions, une saisie en ligne est disponible jusqu’à 50 personnes. Pour des volumes plus importants, il est également possible de passer par un import de fichier CSV.

🔗 Portail officiel : passeport-prevention.travail-emploi.gouv.fr

Et surtout, mieux vaut intégrer cette question dès la préparation de la formation, plutôt que de devoir ressortir les dossiers plusieurs mois plus tard pour comprendre ce qu’il fallait déclarer…

📌Pour résumer, pour trouver la date limite de déclaration,
il faut répondre à ces 3 questions :

✔️ Quelle catégorie (peut-être aucune des 4) ?
✔️ Qui a dispensé la formation ?
✔️ Quand s’est-elle terminée ?

Et si c’est encore flou ?

📞 Alors on peut prévoir de se rencontrer pour faire le point ensemble…

🎨 L’infographie complète

Pour retrouver les catégories, les rôles, les principales dates (…) en un seul coup d’œil ⤵️